9 conseils pour garder vos finances en ordre (et le contribuable heureux)

9 conseils pour garder vos finances en ordre (et le contribuable heureux)

En tant qu'investisseur immobilier, il y a beaucoup de choses dont vous devez vous tenir au courant pour assurer le succès (et la rentabilité) de vos investissements; vous devez maintenir vos propriétés bien entretenues, vous devez trouver des locataires responsables et dignes de confiance, et vous devez embaucher la bonne équipe de gestion immobilière.

Mais l'une des choses les plus importantes dont vous avez besoin pour rester au top en tant qu'investisseur? La comptabilité de votre bien locatif.

En tant que propriétaire d'immeubles locatifs, il est essentiel que vous teniez des registres financiers précis et que vous restiez au courant de votre comptabilité. Lorsque vous êtes propriétaire d'un immeuble locatif, il y a un grand nombre de transactions financières à suivre. Il y a des paiements qui arrivent (comme les paiements de location) et des paiements qui sortent (comme les réparations, l'entretien, la vérification professionnelle des locataires et la vérification des antécédents). Et si vous possédez plusieurs propriétés, cela devient encore plus compliqué.

Avec le bon système comptable, il est facile de garder vos finances en ordre. Lorsque vos finances sont en ordre, votre entreprise fonctionne bien – et la saison des impôts est un jeu d'enfant.

Mais quand ils ne sont pas en règle? Cela peut entraîner des erreurs coûteuses – et des problèmes avec l'IRS.

Voici neuf conseils pour garder vos finances en ordre (et garder le contribuable heureux quand avril roule):

Gardez vos comptes personnels et professionnels séparés

Le premier conseil pour garder vos finances en ordre est de séparer vos comptes personnels et professionnels.

Les propriétaires d'immeubles locatifs mélangent souvent leurs finances personnelles et commerciales parce que cela semble plus pratique; plutôt que d'essayer de gérer plusieurs comptes, ils pensent qu'ils paieront simplement leurs dépenses de location de leur propre poche et s'inquiéteront de séparer les choses plus tard.

Mais faire des affaires comme ça est une erreur.

Ce n'est pas seulement une énorme perte de temps, mais si vous ne les séparez pas correctement, vous finirez également par perdre des déductions liées aux entreprises – et à payer plus d'impôts en conséquence.

Les «propriétaires accidentels» devraient être particulièrement conscients de cela; parce que vous êtes propriétaire de la propriété et que vous ne la louez que pour une courte période, vous pourriez être tenté de payer des choses à partir de votre compte personnel, mais si vous optez pour cette voie, vous paierez pour cela au moment des impôts.

Choisissez la comptabilité de caisse ou la comptabilité d'exercice

Il existe deux façons de gérer vos finances en tant qu'investisseur immobilier locatif: la méthode de comptabilité de caisse ou la méthode de comptabilité d'exercice.

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Avec la méthode de la comptabilité de caisse, vos revenus ne sont comptés que lorsqu'ils sont effectivement perçus (donc, par exemple, vous ne comptez pas les revenus de location tant que vos locataires ne vous ont pas payés) et les dépenses ne sont comptabilisées qu'après leur paiement (donc vous ne comptez pas une facture d'entretien comme une dépense tant que la facture n'a pas été payée). Avec la méthode de la comptabilité d'exercice, toutes les transactions financières sont enregistrées au moment où elles sont effectuées, et non au moment où l'argent est effectivement reçu (donc, par exemple, si vous facturez le loyer à vos locataires le 1er du mois, mais qu'ils sont en retard avec leur paiement et ne vous payez pas avant le 20, les revenus seront toujours enregistrés le 1er).

À moins que vos investissements immobiliers locatifs ne rapportent plus de 5 millions de dollars par an, vous pouvez utiliser la méthode de comptabilité de caisse ou de comptabilité d'exercice, mais il est important que vous en choisissiez une et que vous vous y teniez. Si vous enregistrez certaines transactions au comptant et d'autres selon la comptabilité d'exercice, vos livres deviendront rapidement un gâchis et seront beaucoup plus difficiles à trier à l'heure des impôts.

Il y a des avantages et des inconvénients à la fois en espèces et en comptabilité d'exercice; si vous n'êtes pas sûr de ce qui convient à vos propriétés locatives, parlez-en à un CPA.

Utilisez des comptes bancaires distincts pour chacune de vos propriétés de location

Si vous possédez plusieurs propriétés, vous devez absolument avoir un compte bancaire distinct pour chacune de vos propriétés locatives.

Si vous n'avez qu'un seul compte bancaire pour tous vos biens locatifs, il est beaucoup plus difficile de suivre les revenus et les dépenses. En séparant vos finances par location, vous êtes en mesure d'identifier facilement les revenus et les dépenses pour chaque location et de garder une trace de la rentabilité de chacun de vos investissements – de plus, tous vos revenus et dépenses seront organisés le moment venu. faites vos impôts.

Avoir un système solide pour suivre vos dépenses et vos revenus

Bien qu'il soit important d'avoir un compte distinct pour chacun de vos biens locatifs, vous voulez également aller plus loin et disposer d'un système solide pour suivre les dépenses et les revenus de tous vos biens.

Heureusement, vous n'avez pas besoin de réinventer la roue quand il s'agit de mettre en place un système de gestion de vos finances. Il existe une grande variété de logiciels de comptabilité des biens locatifs sur le marché pour vous aider à garder vos finances en ordre et à rendre la gestion de vos revenus et dépenses rapide, simple et facile.

QuickBooks est un logiciel de comptabilité populaire et facilement personnalisable pour répondre à vos besoins. Quicken a également un logiciel conçu pour les propriétaires d'immeubles locatifs, appelé Rental Property Manager, que de nombreux investisseurs trouvent utile. D'autres logiciels de gestion immobilière, comme Buildium et AppFolio, ont également des capacités comptables qui peuvent vous aider à suivre vos finances.

Anticipez les changements saisonniers et les dépenses importantes

Lorsque vous possédez des propriétés, il y a certains hauts et bas financiers qui sont comparables au cours. Les appareils doivent être remplacés. Les frais d'entretien sont plus élevés en hiver. Et, peu importe à quel point vous êtes, il y a toujours des coûts inattendus qui semblent sortir de nulle part.

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Si vous ne prévoyez pas ces hauts et ces bas, ces dépenses importantes peuvent jeter une clé dans vos finances. N'attendez pas qu'une situation coûteuse se présente avant de commencer à réfléchir à la façon dont vous allez payer pour cela; planifiez plutôt les dépenses afin qu’elles ne fassent pas dérailler vos finances lorsqu’elles surviennent inévitablement.

Passez au numérique

À l'époque, la plupart des entreprises – y compris les immeubles locatifs – comptaient sur le papier. Mais aujourd'hui, il est important que vous passiez au numérique.

Des copies papier (comme des chèques de loyer ou des transactions avec le fournisseur) peuvent être perdues. Mais lorsque vous créez des copies numériques de tous les revenus et dépenses de votre entreprise, vous n'avez à vous soucier de rien perdre. Tout est sur disque numérique.

La conservation des fichiers numériques facilite également l'organisation et le tri de tout à la saison des impôts; vous pouvez créer différents dossiers pour les reçus, les paiements de location et les transactions de dépenses pour chaque propriété.

Utilisez les 1099 et W-9 dans le bon sens

Les 1099 et W-9 sont des documents fiscaux importants, et si vous avez des entrepreneurs indépendants qui travaillent dans vos propriétés locatives, il est important que vous compreniez ce qu'ils sont et comment les utiliser correctement.

Un formulaire W-9 est un formulaire qui demande le numéro d'identification de contribuable de l'entrepreneur et permet à votre comptable ou fiscaliste de savoir a) de quel type d'entreprise il s'agit (c.-à-d. Propriétaire unique ou société de personnes) et b) s'il doit déposer un 1099.

Un 1099 est un formulaire qui indique le revenu d'un non-employé provenant de votre entreprise de location de logements pour une année donnée. Ils ont besoin de ce formulaire pour déposer leurs impôts et déclarer les revenus qu'ils ont gagnés en travaillant avec vous. Vous n'avez besoin de produire un 1099 que si un non-employé a été payé plus de 600 $ pour l'année.

Vous devriez demander à chaque non-employé de remplir un W-9 dès que vous commencez à travailler ensemble, et si vous leur payez plus de 600 $ au cours d'une année civile, vous devrez leur envoyer un 1099 avant le 31 janvier de l'année suivante. .

Ces formulaires sont également nécessaires pour que vous puissiez produire vos déclarations de revenus, alors assurez-vous d'avoir tous les documents appropriés au moment de la déclaration de revenus. Et un mot d'avertissement – les pénalités pour ne pas produire correctement les 1099 sont sévères, alors assurez-vous de parler à un fiscaliste pour vérifier que vous avez tout ce dont vous avez besoin pour produire.

Si vous possédez plusieurs propriétés, louez un CPA

Si vous êtes propriétaire d'un immeuble locatif – et que vous êtes un expert en chiffres – il est possible de gérer vous-même vos finances. Mais si vous possédez plusieurs propriétés (ou que les finances ne sont tout simplement pas votre point fort), vous devriez sérieusement envisager d'embaucher un CPA.

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Un CPA – et en particulier un CPA ayant une expérience dans le secteur immobilier – comprend comment suivre et gérer au mieux vos revenus et dépenses pour vos propriétés locatives, comment maximiser vos avantages fiscaux et comment assurer le bon fonctionnement de vos finances à mesure que votre entreprise se développe . Vos finances se compliquent au fur et à mesure que vous ajoutez plus de propriétés locatives à votre portefeuille, et plus vos finances sont compliquées, plus vous avez besoin du soutien d'un CPA pour vous assurer de ne pas vous arracher les cheveux à la saison des impôts.

S'agit-il d'un investissement? Bien sûr. Mais ils représentent un investissement rentable lorsque vous tenez compte du temps, de l'énergie et de l'argent qu'ils vous permettent d'économiser dans la gestion de vos finances.

Prenez une longueur d'avance sur vos impôts

Vous devriez commencer à travailler avec votre CPA pour revoir vos finances et préparer vos impôts bien avant la date d'échéance du 15 avril. Plus vous attendez, plus le processus est stressant – et plus il y a de chances que quelque chose glisse entre les mailles du filet et vous coûte de l'argent.

Rendez-vous service et prenez une longueur d'avance sur vos impôts.

Comment LEAP peut vous aider

La gestion de vos finances est un travail lourd. Mais lorsque vous travaillez avec LEAP Property Management, nous allégons une partie du fardeau de vos épaules et vous aidons à garder les finances de votre bien locatif en ordre. Chez LEAP, nous fournissons des rapports financiers détaillés, y compris une liste des dépenses et des distributions, à tous nos propriétaires. Nous gérons également le côté entrepreneur de vos états financiers, en vous assurant d'avoir tous les documents financiers dont vous avez besoin au moment des impôts.

Prêt à commencer? Contactez-nous dès aujourd'hui pour découvrir comment LEAP Property Management peut gérer vos propriétés – et vous aider à gérer vos finances également!

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